System KSeF wchodzi w życie. Zmiany dotkną każdą firmę w Polsce

Data publikacji: 29.08.2025

Od 2026 r. zmienia się sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów w firmach i współpraca z księgowością – to efekt wdrożenia systemu KSeF.  Prezydent Karol Nawrocki podpisał  27 sierpnia 2025 r. ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Dzięki KSeF fiskus zyska wgląd na bieżąco w transakcje przedsiębiorców.

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników. Nie będzie znaczenia wielkość biznesu ani jego forma prawna – zmiany dotkną każdej firmy w Polsce.

KSeF  to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych). Głównym celem jego wdrożenia jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie nadzoru nad obiegiem dokumentów.

Zamiast przesyłać fakturę bezpośrednio do kontrahenta, przedsiębiorca będzie zobowiązany do przekazania jej do jednego, centralnego systemu, a nabywca, jak i organy podatkowe, zyskają do niej natychmiastowy dostęp.

Karta Członkowska
Beauty Razem

to branżowy "Netflix" z ebookami, VOD, dokumentacją i stałym dostępem do grup FB.

Klikam i chcę więcej zarabiać!
Bez zobowiązań. Rezygnujesz kiedy chcesz.

Anna Kowalska

NR: 123456

Ważna do: 13.01.2026

Klikam i chcę więcej zarabiać!
Bez zobowiązań. Rezygnujesz kiedy chcesz.

Od 2026 r. jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie ich za pośrednictwem KSeF.

Z systemu będą musieli korzystać wszyscy przedsiębiorcy wystawiający faktury zarejestrowani w Polsce, niezależnie od tego, czy są czynnymi podatnikami VAT, czy też korzystają ze zwolnienia. Faktura nie będzie więc już wysyłana e-mailem czy przekazywana w wersji papierowej. Po wprowadzeniu jej do KSeF nabywca będzie mógł ją pobrać bezpośrednio z systemu – z oznaczeniem daty wystawienia, która w KSeF staje się datą wiążącą.

Od 2026 r. system KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce – także mikrofirm i jednoosobowych działalności gospodarczych.

Terminy obowiązujące przedsiębiorców:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wejdzie w życie dla największych podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli ponad 200 mln zł sprzedaży z VAT,
• od 1 kwietnia 2026 r. – do KSeF będą musieli dołączyć wszyscy pozostali przedsiębiorcy, w tym także mikro i małe firmy, a nawet jednoosobowe działalności.

Chociaż małe firmy będą zobowiązane dołączyć do systemu w późniejszym etapie, to ze względu na to, że duże firmy wdrożą go na początku roku, również one będą działać w nowych realiach już od lutego 2026 r.

Księgowość stworzona dla branży beauty

Pewność rozliczeń i spokój przy każdej kontroli.

Zobacz ofertę

Jak podkreśla “Infor” – nowy system to nie tylko inny sposób wystawiania faktur. W praktyce oznacza on konieczność przebudowania procesów obiegu dokumentów w każdej firmie – zarówno przy wystawianiu faktur sprzedażowych, jak i przy przyjmowaniu faktur kosztowych.

W każdej, nawet najmniejszej firmie, na nowo trzeba będzie ułożyć procesy związane z obiegiem i weryfikacją faktur kosztowych, które będą od przyszłego roku dostarczane kontrahentom wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Zmienią się też relacje między klientami a biurami księgowymi, a w dużych przedsiębiorstwach między poszczególnymi działami a księgowością

– podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl – wypowiadająca się dla Inforu.

Do końca 2026 r. wystawienie faktur poza systemem nie będzie karane (okres przejściowy), jednak warto zapoznać się z KSeF jak najszybciej, zarówno ze względu na sprawne przejście na nowy system, jak i w związku z tym, że nie wszystkie istotne kwestie i wątpliwości dotyczące e-fakturowania zostały wyjaśnione. Chodzi np. termin wystawienia faktury.

Jak czytamy na portalu prawo.pl: ” Zgodnie z obowiązującym art. 106 na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca sporządzi fakturę ustrukturyzowaną 8 marca i w polu P1 (pole to służy do podania daty wystawienia faktury), podaje 8 marca, a 11 marca wyśle ją do KSeF, to datą wystawienia będzie 11 marca. Z kolei zgodnie z ustawą podpisaną przez prezydenta, inna zasada została sformułowana w projekcie nowelizacji ustawy o VAT, w art. 106nda ust. 16. Wynika z niego, że jeśli podatnik wyśle fakturę do KSeF później, niż data wskazana w polu P1, to będzie ona uznana za fakturę wystawioną w trybie offline i datą wystawienia tej faktury będzie data z pola P1″.

Dlatego przedsiębiorcy powinni jak najszybciej zapoznać się z systemem i rozpocząć jego testowanie – doradzają eksperci. Pomocne może być skorzystanie ze szkoleń.

We wrześniu resort finansów rozpocznie ich kolejny cykl. Będą to „Środy z KSeF”, które we wszystkich województwach będą trwać do połowy grudnia. Uczestnicy dowiedzą się m.in.  jak wystawiać i otrzymywać faktury w KSeF, nauczą się pobierać certyfikaty KSeF oraz poznają funkcjonalności bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, w tym między innymi Aplikacji Podatnika KSeF i Aplikacji Mobilnej KSeF. Szczegółowe informacje na ten temat będą zamieszczane na stronach poszczególnych urzędów skarbowych, izb administracji skarbowej oraz na stronie ksef.podatki.gov.pl.

TAGI