KSeF wystartuje zgodnie z planem. Ministerstwo Finansów: “Firmy miały wystarczająco dużo czasu”

Data publikacji: 04.12.2025

Ministerstwo Finansów potwierdza, że wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe dla największych firm od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych podatników od 1 kwietnia 2026 r. Pomimo licznych apeli przedsiębiorców, resort nie planuje przesunięcia terminów. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, wszyscy powinni być gotowi do odbierania faktur przez KSeF od 1 lutego 2026 r. 

Dyrektor departamentu analiz KAS, Krzysztof Rogowski, potwierdził w rozmowie z dziennikarzami “Gazety Prawnej”, że prace związane z wdrożeniem KSeF postępują zgodnie z harmonogramem.

1 lutego 2026 r. system zadziała zgodnie z oczekiwaniami

– powiedział. 

Karta Członkowska
Beauty Razem

to branżowy "Netflix" z ebookami, VOD, dokumentacją i stałym dostępem do grup FB.

Klikam i chcę więcej zarabiać!
Bez zobowiązań. Rezygnujesz kiedy chcesz.

Anna Kowalska

NR: 123456

Ważna do: 06.01.2026

Klikam i chcę więcej zarabiać!
Bez zobowiązań. Rezygnujesz kiedy chcesz.

Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur obejmie od 1 lutego 2026 r. największych podatników, a kolejnych – od 1 kwietnia 2026 r. Wszyscy oni muszą być gotowi na odbiór faktur w KSeF już 1 lutego 2026 r.

Udostępniono już środowisko testowe, dokumentację API oraz bezpłatne narzędzia do obsługi systemu. Według Ministerstwa Finansów przedsiębiorcy – także mikro- i mali – mieli wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się. To właśnie z myślą o nich prowadzone były i są bezpłatne szkolenia – “Letnie spotkania o KSeF” oraz “Środy z KSeF” w urzędach skarbowych. Ponadto podręcznik KSeF 2.0, filmy, instrukcje i materiały dotyczące obsługi nowego systemu są dostępne na stronie ksef.podatki.gov.pl.

Od stycznia br. w temacie KSeF działa infolinia KIS, a od połowy października usługa “Umów wizytę w urzędzie skarbowym”. Podjęliśmy wiele, wiele innych działań, łącznie ze współpracą z innymi resortami, aby dotrzeć z niezbędną wiedzą na czas do każdego przedsiębiorcy. Jesteśmy przekonani, że firmy otrzymały wystarczająco dużo czasu na przygotowania

– stwierdził Krzysztof Rogowski. 

Księgowość stworzona dla branży beauty

Pewność rozliczeń i spokój przy każdej kontroli.

Zobacz ofertę

Wielu drobnych przedsiębiorców nie zaczęło jednak jeszcze żadnych przygotowań do przejścia na KSeF. Padają podstawowe pytania o system, np. czy trzeba zakładać  konto w KSeF?

Nie trzeba tego robić –  system automatycznie posiada konta dla wszystkich podmiotów posługujących się NIP. Aby z niego skorzystać, wystarczy się uwierzytelnić (czyli potocznie “zalogować”) np.: profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym. Natomiast  osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej  nie mają kont w KSeF, ponieważ nie posługują się NIP. 

Takie osoby fizyczne będą miały dostęp do faktur, które zostaną im wystawione w KSeF, z poziomu użytkownika niezalogowanego. W tym celu będą mogły zeskanować kod QR, jeżeli otrzymają fizycznie fakturę, np. w pdf

– wyjaśnił Rogowski.

Faktury dla konsumentów będą wystawiane w systemie dobrowolnie i będą dostarczane w taki sposób, jakiego będzie oczekiwać kupujący, np. w postaci papierowej, mailem 

– mówi dla “Gazety Prawnej” Anna Mytyk, zastępca dyrektora departamentu podatku od towarów i usług w Ministerstwie Finansów

Przedsiębiorca prowadzący JDG będzie mógł zalogować się do konta KSeF na różne sposoby, w tym poprzez bezpłatne narzędzia, takie jak aplikacja e-mikrofirma, która jest połączona z KSeF, Aplikacja Podatnika KSeF, czy Aplikacja Mobilna KSeF – do zainstalowania na telefonie, która pozwala także na wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych na smartfonie. 

Jeżeli natomiast dany przedsiębiorca stwierdzi, że nasze narzędzia nie są dla niego odpowiednie, to może zaopatrzyć się w różnego rodzaju oprogramowanie komercyjne

– dodaje Rogowski.

Ubezpieczenia stworzone specjalnie dla branży Beauty

Polisa obejmuje każdy zabieg, pokrywa szkody, chroni przy kontrolach i płaci mandaty za Ciebie.

Zobacz ofertę

Dziennikarze GP zapytali o rozliczenia w KSeF firmowych wydatków, takich jak delegacje, zakupy materiałów i towarów, wydatki służbowe pracowników. 

Krzysztof Rogowski wyjaśnił, że faktury zawsze trafią do konta podatnika, jeśli przy zakupie podano jego NIP. Oznacza to, że wszystkie zakupy firmowe pojawią się w systemie.

Ułatwi  to księgowym identyfikację dokumentów.

Przedsiębiorca może zastosować tzw. identyfikator wewnętrzny – sprzedawca może wpisać go w fakturę ustrukturyzowaną. Dzięki temu firma łatwo przypisze wydatek do konkretnego pracownika, projektu lub działu. Jeżeli pracownik zrobi zakup prywatny i nie poda NIP, faktura nie trafi do KSeF przedsiębiorcy. Dzięki temu nie trafi do księgowości dokument, który nie dotyczył działalności.

MF informuje, że system nie będzie posiadał specjalnej funkcji oznaczania faktur jako prywatnych lub firmowych. Takie rozwiązania mają oferować oprogramowania komercyjne – tzw. “poczekalnie” dokumentów, gdzie przedsiębiorca lub księgowy zdecyduje, które faktury są kosztowe.

Masz długi? Pomożemy Ci

Odzyskaj spokój i kontrolę nad finansami.

Umów darmową konsultację

2026 r. jest okresem przejściowym dla wprowadzenia nowego systemu ewidencjonowania faktur:

Przy tak dużym wdrożeniu, pomimo bardzo szerokich konsultacji, mogą pojawić się jakieś postulaty, sugestie, propozycje modyfikacji czy dostosowania. Będziemy je analizować na bieżąco. Po to również jest okres przejściowy do końca 2026 r. – bez sankcji karnych, żeby zobaczyć, jak system działa w warunkach produkcyjnych i sprawdzić co ewentualnie wymaga dostosowania.

Najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• Wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
• KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).

Stała stawka i niska prowizja

Wyjątkowe warunki wynegocjowane dla branży Beauty – niedostępne poza Beauty Razem.

Zobacz ofertę

Kto korzysta z KSeF?

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
• podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym- uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

WAŻNE

Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych:
1. Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:

• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać wyżej wymienione faktury dobrowolnie w KSeF.

2. Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.

• procedura OSS nieunijna,
• procedura importu IOSS,
• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

W powyższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.

3. ISTOTNE DLA DROBNYCH PRZEDSIĘBIORCÓW: 

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Jakich dokumentów nie przesyła się do KSeF?
Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych, rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Z dniem 1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one wystawiane w KSeF ani poza KSeF.

Wszystkie informacje na temat KSeF znajdziesz na stronie: www.ksef.podatki.gov.pl

TAGI