Skarbówka dostanie zdalny wgląd we wszystkie transakcje. Obowiązkowe e-faktury w KSeF już blisko

Data publikacji: 23.06.2025

Od 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur. Z obowiązku tego będą zwolnione do 2027 r. jedynie mikrofirmy o przychodach miesięcznych niższych niż 10 tys. zł. System da dostęp urzędnikom skarbowym do wszystkich transakcji przeprowadzanych w ramach działalności gospodarczej.

Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), będzie wprowadzany w kilku etapach:

• od 1 lutego 2026 r. wejdzie w życie dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
• od 1 kwietnia 2026 r. będzie obowiązywał pozostałych przedsiębiorców
• z odroczeniem obowiązek wchodzi w życie od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.

Od listopada możesz rozpocząć testowanie aplikacji podatnika KSeF

Ministerstwo Finansów podkreśla, że okres przejściowy umożliwi przedsiębiorcom sprawne przejście na KSeF i nauczenie się działania w tym systemie.  Dlatego do końca 2026 r. będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF, nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).  Przed wprowadzeniem obowiązku, administracja skarbowa skupi się na edukowaniu i pomaganiu podatnikom.

Drobni przedsiębiorcy (do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie) będą zobowiązani do przejścia na KSeF od 1 stycznia 2027, ale wdrażać się w system powinni znacznie wcześniej/fot. Envato

Natomiast od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu. Eksperci podkreślają, że warto skorzystać z tej możliwości i rozpocząć testowanie systemu nawet jeśli jest się drobnym przedsiębiorcą, ponieważ to w KSeF będzie się odbywał docelowo przepływ wszystkich faktur. 

Jak mówi Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt, cytowany przez Infor, przesunięcie obowiązku przejścia na KSeF jest dobrą wiadomością dla drobnych przedsiębiorców, którzy zyskali dodatkowy czas na dostosowanie się do nadchodzących zmian, jednak w praktyce będą oni musieli się zapoznać z systemem e-fakturowania znacznie wcześniej.

 – Trzeba jednak jasno powiedzieć: nawet jeśli nie będą jeszcze wystawiać faktur przez KSeF, to i tak będą je otrzymywać od swoich kontrahentów, zwłaszcza większych firm. Oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania się do odbioru faktur kosztowych przez system. Część dokumentów trafi bowiem przez KSeF, a część tradycyjnie, co może utrudniać codzienną organizację pracy

– podkreśla Piotr Juszczyk cytowany przez Infor.

Karta Członkowska
Beauty Razem

to branżowy "Netflix" z ebookami, VOD, dokumentacją i stałym dostępem do grup FB.

Klikam i chcę więcej zarabiać!
Bez zobowiązań. Rezygnujesz kiedy chcesz.

Anna Kowalska

NR: 123456

Ważna do: 17.08.2025

Klikam i chcę więcej zarabiać!
Bez zobowiązań. Rezygnujesz kiedy chcesz.

Certyfikaty dla przedsiębiorcy

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24”  (przy trudnościach z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej) w okresie obligatoryjnego KSeF. 

Aplikacja mobilna KSeF w smartfonie

Przedsiębiorcy będą mogli zarządzać swoimi fakturami korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Dla przedsiębiorców korzystających już teraz z dobrowolnego KSeF jest ona dostępna do pobrania bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store. Docelowo, zostanie ona zaktualizowana do wersji KSeF 2.0, obowiązującej od 1 lutego 2026 r.

Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym, użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać oraz  udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej. Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest szczególnie przydatne, gdy faktury są wystawiane w ramach różnych przedsiębiorstw. Dodatkowo, aplikacja mobilna pozwala na tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy, co realnie skraca czas wystawienia faktury. 

Poprzez system KSeF będzie można wystawiać również faktury dla konsumentów. 

Jakie będą kary?

Wprowadzenie KSeF ma służyć transparentności w obrocie gospodarczym. Da więc urzędnikom skarbowym pełny wgląd we wszystkie firmowe transakcje. Kara za brak faktury w systemie i błędy ma wynosić 100 proc. wartości podatku z faktury lub 18,7 proc. wartości całej faktury.

Korzyści z e-faktur

Wśród korzyści z wystawiania faktur przez KSeF wskazywana jest przede wszystkim automatyzacja całego procesu:

• jednolity format faktur,
• brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur oraz tworzenia duplikatów,
• szybka wymiana elektronicznych faktur pomiędzy firmami,
• szybkie importowanie danych do systemu,
• brak obowiązku dostarczania do urzędu faktur, w tym w formie JPK_FA, w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających.

W latach 2019-2024 KAS przeprowadziła ponad 12 milionów czynności sprawdzających, oraz 117,5 tys. kontroli podatkowych i celno-skarbowych – wynika z najnowszego raportu firmy doradczej MDDP przygotowanego na zlecenie Konfederacji Lewiatan. Najwięcej czynności sprawdzających dotyczy weryfikacji rozliczenia VAT (ponad 50 proc.) oraz PIT (38 proc.). W wyniku tych kontroli ujawnione zostały niezapłacone podatki na łączną kwotę 45 mld zł.

TAGI